Trưởng phòng Hành chính Nhân sự - HRM

Location: Ho Chi Minh City, Vietnam
Job Type: Permanent
Salary: Negotiable
Specialization: Human Resources, General Affairs & Administration, Life Sciences, Healthcare, Medical Devices & Pharmaceutical,
Sub Specialization:
Contact: Thuy Phan Thi Thanh
Reference: JO-2010-448866

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Địa điểm: An Phú, Quận 2, HCM

Mức lương: Thỏa thuận

Giờ làm việc: Thứ 2 - Sáng thứ 7

Báo cáo: Tổng Giám đốc

Nhiệm vụ chính:

1. MẢNG TUYỂN DỤNG - ĐÀO TẠO:

1.1. Tổ chức, quản lý, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động tuyển dụng của công ty. Phối hợp các phòng ban/bộ phận trong việc thực hiện các yêu cầu/kế hoạch tuyển dụng của Công ty,

1.3. Phối hợp với các Trưởng bộ phận xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng, các bài kiểm tra đánh giá chuyên môn cho các vị trí để đảm bảo chất lượng nhân sự tuyển dụng.

1.4. Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo hội nhập nhân viên mới, phối hợp với các Trưởng bộ phận để theo dõi, đánh giá nhân viên thử việc.

1.5. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống bảng mô tả công việc cho tất cả các vị trí công việc của từng nhân viên và từng Phòng ban Công ty.

1.7. Xây dựng các quy chế đào tạo, kế hoạch đào tạo, ngân sách đào tạo, nội dung đào tạo, phương pháp đào tạo, đối tượng đào tạo và tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên theo kế hoạch đã được phê duyệt.

1.8. Thực hiện các thủ tục liên quan đến đào tạo cho nhân viên trong và ngoài nước.

2. MẢNG NHÂN SỰ:

2.1. Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện sơ đồ tổ chức Công ty và từng bộ phận.

2.2. Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện hệ thống bảng mô tả công việc, chức năng nhiệm vụ và tiêu chuẩn tuyển dụng của các phòng ban và từng vị trí công việc trong Công ty.

2.3. Tổ chức xây dựng và phát triển các chính sách, quy chế, quy định liên quan đến công tác nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty.

2.4. Tham mưu và tổ chức thực hiện Chính sách lương thưởng, chế độ phúc lợi cho nhân viên trong toàn Công ty.

2.5. Tổ chức, giám sát việc thực hiện thủ tục, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thai sản, ốm đau, khám sức khỏe định kỳ và các chế độ, chính sách khác cho nhân viên trong toàn Công ty.

2.6. Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn đánh giá nhân viên theo KPI và các mục tiêu công việc, tổ chức thực hiện hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc nhân viên định kỳ hàng tháng, quý nhằm đánh giá được nguồn lực của công ty, đề xuất các chính sách phát triển nguồn lực cho Công ty.

2.10. Thực hiện công tác chấm công, hoàn thành bảng lương, thưởng hàng tháng của Công ty trình Kế toán trưởng và Ban Giám đốc hàng tháng.

2.12. Tổ chức các buổi trao đổi, phỏng vấn nhân sự các kỳ đánh giá, tái ký hợp đồng, thăng chức, điều chuyển, nghỉ việc nhằm hiểu rõ các vấn đề của người lao động, tổ chức nhằm đưa ra các điều chỉnh cần thiết trong việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý của từng bộ phận trong công ty.

3. MẢNG HÀNH CHÍNH

3.1. Xây dựng, hệ thống hóa và hoàn thiện hàng năm các quy trình, nội quy, biểu mẫu hành chính liên quan tới việc sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, tài sản của Công, dọn dẹp vệ sinh văn phòng, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.

3.2. Tổ chức và giám sát thực hiện để đảm bảo văn phòng gọn gàng, sạch sẽ, các tài nguyên được sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích và an toàn cháy nổ.

3.3. Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh văn phòng, bảo vệ toàn nhà, Bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty.

3.4. Xây dựng quy định, quy trình, tổ chức, giám sát thực hiện các công tác quản lý công văn đến và đi, quản lý thông tin nội bộ, thực hiện các qui trình về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản

3.5. Quản lý, giám sát bộ phận IT thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ được giao của Công ty, đảm bảo an toàn dữ liệu, an ninh mạng, hệ thống website của công ty, các hệ thống thông tin nội bộ của công ty.

3.6. Quản lý, lưu trữ giấy phép kinh doanh, hồ sơ nhân sự và hợp đồng dịch vụ thuộc phạm vi quản lý của Phòng HCNS.

3.7. Quản lý và sử dụng con dấu Công ty.

3.8. Tổ chức, hướng dẫn, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, thư tín, dịch vụ chuyển phát...) đến công ty và từ công ty ra bên ngoài theo qui định của Công ty

3.9. Quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng của Công ty. Tổ chức, quản lý, dán nhãn quản lý và phối hợp với Phòng TCKT tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản của Công ty hàng Quý, hàng năm.

3.10. Lập kế hoạch mua sắm, quản lý cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng, đồng phục văn phòng.

3.11. Quản lý, cấp phát và giám sát việc sử dụng các quà tặng marketing của Công ty phù hợp.

3.12. Theo dõi tình hình hoạt động và tình trạng của các thiết bị dùng chung trong văn phòng. Xây dựng hệ thống báo cáo quản lý các chi phí hành chính và giám sát việc thực hiện

3.13. Tổ chức, giám sát thực hiện các công tác kiểm tra, bảo trì định kỳ các hệ thống thiết bị văn phòng của công ty như: Máy in, photo, máy lọc nước, máy điều hòa không khí, hệ thống camera an ninh, hệ thống chấm công và quản lý ra vào.
 

Yêu cầu:

  • Tốt nghiệp Đại học chính quy các nghành Quản trị kinh doanh, Luật, Quản lý nguồn nhân lực
  • Đọc, viết tốt, nghe, nói trong Tiếng Anh là một ưu thế
  • Có kinh nghiệm quản lý nhân sự (Trưởng phòng, Giám đốc Nhân sự) ở vị trí tương đương tổi thiểu từ 5 năm trở lên tại các công ty về xuất khẩu, xây dựng, cơ điện, sản phẩm công nghệ, điện-điện tử Quy mô từ 60 nhân viên trở lên
  • Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm làm việc, 05 năm ở vị trí Quản lý Nhân sự trở lên.
  • Có kinh nghiệm triển khai các chiến lược, kế hoạch Nhân sự (chiến lược Nhân sự, kế hoạch Đào tạo, Chính sách - Quy chế trong doanh nghiệp) ngắn và dài hạn.
  • Có kinh nghiệm thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự theo phương pháp quản trị hiện đại, không làm theo thói quen - Có kiến thức và kỹ năng tốt về quản trị nhân sự.
  • Có kinh nghiệm và thành thạo việc xây dựng Quy trình, Quy định, Quy chế của Bộ phận và Mảng nhân sự như: Các quy trình cho Hành Chính, Quy trình tuyển dụng, nghỉ việc, đào tạo, đánh giá nhân sự, quản lý văn bản đến/đi/lưu trữ hồ sơ.
  • Có kinh nghiệm xây dựng chính sách lương, thưởng, quy trình đánh giá nhân sự, BSC & KPI cho Công ty
  • Kinh nghiệm trong giải quyết các vấn đề nội bộ, khả năng làm việc độc lập và đội nhóm tốt.
  • Có kinh nghiệm và thành thạo trong việc xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng, phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc, KPI, KORs, ưu tiên đã có kinh nghiệm làm việc trong tổ chức có áp dụng ISO, 5S.
  • Thấu hiểu và duy trì văn hóa doanh nghiệp.  
  • Có khả năng xây dựng Chiến lược nhân sư, tham mưu cho TGĐ về Chiến lược nhân sự, Quản trị nhân sự, Chi phí nhân sự.